A situação de pandemia que estamos vivendo é um exemplo de como os empresários devem ter um plano de continuidade para enfrentar situações adversas. Em um plano de ação empresarial é preciso efetuar uma análise de impactos da continuidade de negócios e alternativas, sempre tendo em mente que o período de enfrentamento vai passar e servirá de muito aprendizado.
Esta análise de impacto deve prever situações adversas aos processos existentes, sempre observando o contexto externo e interno dos negócios, incluindo cenários de interrupção parcial ou total das operações e definir ações alternativas para a retomada do seu crescimento. Em toda crise, existem oportunidades. Paradigmas são quebrados.
A tecnologia pode e deve ser utilizada aplicada neste momento, considerando as contingências e a segurança com as quais os recursos tecnológicos podem ser utilizados. A análise com cautela das opções é essencial para não se criar um ambiente de decisões equivocado, que fatalmente se perderá ou incorrerá em custos excessivos à empresa.
As principais recomendações diante desse cenário são:
- Criar um plano para o sistema de acesso remoto (home office, etc.), que consiste na capacidade de assistir a muitos funcionários ao mesmo tempo.
- Para os sistemas de comunicação, estimular o uso de reuniões virtuais que são extremamente válidos para substituir compromissos físicos.
- Mapear serviços essenciais para o funcionamento da operação e encontrar soluções alternativas que possibilitem remotamente serviços similares.
A pandemia prejudica todos os setores da economia e o medo dos efeitos de amplitude e dificuldade que podem causar colapso nos negócios e falta de pagamento de dívidas.
Agora, trazendo as decisões a prática empresarial diante dessa pandemia, que há mais de 80 dias estamos enfrentando.
O Governo Federal disponibilizou diversas medidas aos empresários para enfrentamento da crise, dentre elas:
Lei 13.979/2020
Medida Provisória 927
Medida Provisória 932
Medida Provisória 936
Medida Provisória 946
Circular 893/2020
Instrução Normativa RFB 1930
Portaria 139
Resolução CGSN n° 154/2020
Portaria ME 201
Além dessas medidas que dão sobrevida aos empresários em geral, a Câmara de Comércio Exterior (CAMEX), através da Resolução nº 17/2020, reduziu temporariamente a zero a alíquota ad valorem do imposto de importação de diversos produtos médicos e hospitalares, necessários ao combate ao COVID-19. A redução contempla mais de 30 itens, tais como: álcool em gel, vestuário e luvas de proteção para profissionais de saúde, máscaras cirúrgicas, óculos de segurança, respiratórios de reanimação e respiradores automáticos. Essa redução terá vigência até 30 de setembro de 2020.
Não se sabe quanto tempo levará até que uma vacina contra a COVID-19 seja criada e o perigo de disseminação da doença é real. A situação atual e o combate à disseminação do vírus estão gerando impactos em muitas empresas de pequeno e médio porte gerando, em particular, redução de receita e perdas significativas.
Além das recomendações estruturais e comportamentais mencionadas, pontuamos assuntos importantes que devem ser analisados:
Dimensionar a mão de obra: redução de carga horário, definição de férias coletivas e em último caso, demissões. Existem medidas que podem ser tomadas antes de qualquer decisão de demissão generalizada. Lembre-se: formar mão de obra nos padrões de sua empresa é um alto investimento e leva tempo.
Ciclo e volume de compras: reduza o estoque para um nível mínimo de vendas. Crie uma comunicação mais efetiva com seus clientes: defina com seus clientes quais são os produtos mais críticos que precisam em caso de emergência e determine os pontos de pedido em que esses produtos serão fornecidos.
Reservas de caixa para emergências: avalie se é necessário interromper o lançamento de novos produtos ou eventos promocionais planejados. Despesas de marketing devem ser reavaliadas e controladas, devendo gastos serem alocados em atividades que produzam resultados imediatos e que ajudem a empresa a manter um fluxo de caixa positivo.
Redução de despesas e custos: avalie os seus custos e despesas. Momentos de crise exigem o ganho de eficiência.
Empréstimos de curto prazo: avalie a viabilidade de obter empréstimos de curto prazo com apoio governamental para pequenas empresas.
Crédito empresarial: evite compromissos financeiros onerosos e não aumente empréstimos comerciais no futuro próximo. Entre em contato com seu banco para negociar empréstimos em curso e ajustar sua posição financeira.
Monitorar diariamente o seu fluxo de caixa (contas a receber e contas a pagar): monitore o fluxo de caixa da sua empresa. Com base no fluxo de caixa, decisões sustentáveis podem ser tomadas. Crie e negocie facilidades para seus clientes te pagarem e negocie a revisão de prazos com fornecedores.
Negociação com fornecedores: a inadimplência não é uma boa opção. Atrasos de pagamentos sem prévios acordos podem gerar ainda mais despesas para sua empresa, além de colocar em risco a inclusão do nome da empresa em lista de inadimplente, dificultando o acesso a crédito, como empréstimos, financiamentos, etc.
No caso do seu negócio não ter plano de continuidade ou, até mesmo, ter se deparado com uma situação emergencial como o que estamos vivendo nos dias de hoje, e chegar à conclusão de que não estava preparado, agora é a hora de começar a planejar e implementar uma estratégia e mitigar maiores impactos.
Esses são pontos importantes para sobrevivência empresarial. Conte com o seu contador e sua equipe de profissionais altamente capacitados e atualizados. Todo momento de crise passa. Com o final do período de crise e retorno ao ritmo das atividades, o processo de trabalho regular deve ser revisado. Avalie a extensão dos danos diretos e indiretos gerados ao negócio, e elabore plano de ação de acordo com a sua realidade empresarial.